メールの添付ファイル

 添付ファイルとは、メールの本文の他に、他のソフトで作成したファイルを挿入したものをいいます。メールの本文は、本来はテキストファイルといって文字だけのものです。文字の大きさや色を変えたり、画像を組み込んだメールは、HTML形式といい、これも広い意味では添付ファイルです。

 OutlookExpressでは、HTMLメールや画像ファイルを添付したものは、自動的にその形式で開かれますが、ワードやエクセルのファイルを添付した場合は、メールとは別に添付ファイルを開く操作が必要です。

 最近は、メールの添付ファイルとしてウイルスがばらまかれることがあります。添付ファイルのあるメールを開くときは十分注意して下さい。また、HTML形式のメールは、添付されたhtmlファイルが自動実行され、その中にスクリプトで記述された命令が実行されてしまいます。これを悪用したウイルスメールは、添付ファイルを開かなくても、見ただけで実行されます。プレビューを表示する設定にしてあると、選択されただけで開いてしまいます。プレビューを非表示にし、添付ファイルの有無を確認し、差出人・件名をチェックして、怪しいものは開かずに削除しましょう。

追加:添付ファイルが削除されてしまう

メールを開くと、上のようになって、せっかくの添付ファイルが「削除されてしまう」ことがあります。これは、近年のウイルス対策で、セキュリティをアップさせたOE6などを初期設定のまま使っていると起こる現象です。セキュリティパッチなどをあててもこうなる場合があります。ツール・オプションのセキュリティタブを開きます。
ここの、「ウイルスの可能性のある添付ファイルを・・」のチェックを外すことで、添付ファイルが開けます。「削除しました」とあっても、実際には削除していません。設定を変えるだけで開けるようになります。ワードやエクセルなども、マクロウイルスが潜む可能性があるので、「ウイルスの可能性のあるファイル」とされてしまいます。

添付ファイルを保存してから、またこの設定に戻しておけば良いのですが、面倒な場合はフォルダオプションで、ファイルの種類を開き、ファイルの種類からXLS MicrisoftExcelワークシートを選び、詳細設定の画面に進みます。

ここで、下の「ダウンロード後に常に開くように・・」のチェックを外します。

これで、エクセルファイルは「削除され」なくなります。

添付ファイルのあるメール

 差出人の左に、「クリップ」のマークがついています。メールのサイズも、通常のテキストメールが2KB程度に対し、添付したファイルのサイズが加わるので、大きくなります。むやみに大きなファイルを添付することは、相手にも迷惑になるので、せいぜい数百KBにとどめましょう。それでも、通常のメールの100通分以上のサイズです。

添付ファイルを開くには

OutlookExpress5の場合

 

図のように、メールの項目欄に、添付の窓が開き、ここにファイルの一覧が表示されます。これを右クリックして開いたり、別の場所に保存したりできます。Wクリックすれば開かれますが、いったん保存してから、開く方が安全です。

OutlookExpress4の場合は、メールのリストをWクリックして、別画面で開きます。

 上のように本文とは別の場所に、添付されているファイルのアイコンが見えます。これを開けば、対応するアプリケーションが起動してファイルが開かれます。この際、アイコンが見たことの無いものであったり、windowsの旗マークのときは、Wクリックできません。特定のソフトで作ったファイルは、同じソフトを使っていなければ開けません。

ファイルを添付するには

基本的には、作製中のメールの本文の中に、添付したいファイルのアイコンをドラッグ(ドラッグ&ドロップ)する操作で添付できます。

挿入メニューから、ファイルを選んで添付することもできます。

OutlookExpress4では、下のようにアイコンが見えます。

OutlookExpress5の場合は、添付欄に下のように小さいアイコンでファイルが表示されます。

いずれもファイルサイズが表示されるので、確認してください。

フォルダごと添付するには

フォルダはファイルではないので添付 できません。フォルダを添付しようとすると、以下のようなエラーメッセージがでます。

 
これはキャンセルしてください。ショートカットを作成して送っても相手には送られませんから。

フォルダごと送りたい場合は、圧縮します。OSがMe以降なら、フォルダを右クリックして、「送る・圧縮フォルダ」を実行します。
こうすると、フォルダとその中のファイルがすべてひとつのファイルになります。(圧縮フォルダは、実は拡張子zipのファイルです)
このアイコンをメールに添付すれば、まとめて送れます。容量も圧縮形式なので小さくなりますが、デジカメのjpg画像は、もともと圧縮されたものなので、さほど容量は変わりません。ワードやエクセルのファイルは、かなり小さくなります。

添付できるファイルの容量

 これは、受け取る相手の環境にもよります。相手がADSLなどのブロードバンド環境なら、1・2MBのファイルでも数秒で受け取れますが、同じものが電話回線だと数十分かかります。常識的には、200KB程度に抑えるべきでしょう。高画質の写真画像などは、1枚でも5・600KBになることがあります。ソフトで処理して、サイズを小さくして添付して下さい。基本的に、携帯メールには添付はできません。また、プロバイダーのメールサーバーによって、相手が受信できる容量が制限されていることもあります。通常は5MBですが、これは他のメールとの合計値です。hotmailなどのフリーメールは、基本的には2MB程度です。

添付ファイルを送る際のエチケット

 いきなり送りつけず、先ず送って良いか確認のメールを送りましょう。どのくらいのサイズ・種類のファイルを、送りたいか明記します。こうすれば、相手も安心して開けます。ワードやエクセルのファイルは、ウイルスの温床になることもあります。自分のパソコンが感染していないか、ファイルが感染していないか、チェックしてから送ることも必要です。