リッチテキストメールの送り方 (ワード・エクセルの文書を貼り付ける)

 OutlookExpress6から、メールに添付したワードやエクセルも「ウイルスの可能性のあるファイル・・」として、デフォルトでは削除されてしまいます。実際には削除されてはおらず、ツール・オプション・セキュリティの「ウイルスの可能性のある添付ファイルを開いたりしない」のチェックを外せば、添付ファイルが見られます。ワードやエクセルは、マクロというプログラムを組み込むことができるので、「・・可能性のある・・」となります。添付して余計な心配をさせるよりは、リッチテキストメールとして送ったほうが良いかもしれません。

1. ワードまたはエクセルで作成したものを開き、範囲を指定してコピーする。 このとき、編集メニューから「すべて選択」「コピー」といっても良いのですが、自分で範囲を指定して(スタートから最後までをドラッグで反転させる)、Ctrlキィを押しながらCを1回押してコピーします。

 

2.2. メールの作成画面を起動し、書式を変更して、本文に貼り付ける。 書式→リッチテキスト(HTML)をクリックします。
  (*標準をこれにしても良い)

3.次に、本文欄をクリックして、編集→貼り付け(または、Ctrlを押しながらV)。

この画面で、若干の編集もできます。図は、表をクリックしてサイズを変更しようとしています。文字の追加・削除などもできます。 この方法のほうが、ワード・エクセルから送信するよりも簡単でトラブルが少なくなります。 ただし、限界があることは承知してください。ワードやエクセルからの送信は、できるだけ元のファイルと同じにしようとして、結局無理が生じ、トラブルやエラーが起きます。 この方法は、エラーが起こらない代わりに、まったく同じ形式にせず「できないことはできない」と、「リッチテキストメール」という制限内で貼り付けられます。 もともとインターネット形式にするものなので、もっとも相性がいいのはインターネットで開いたページをコピー・貼り付けする場合です。 画像や表なども、それなりにメール形式にしてくれるので、便利です。

4.標準をリッチテキスト形式にする方法

メールを、標準でリッチテキスト形式で作成する場合は、メールのメニューから、ツール→オプションを開き、送信のページで、HTML形式にチェックを入れます。このとき、HTML形式の設定を開き、文字数を132文字にしておくと、勝手に改行されることがないので便利です (Updateを実行している場合は、HTML書式では設定の有無に関わらず、改行しないようになっています)。

リッチテキストメールは、携帯や異なるメールソフトで開いた場合、文字化けしたり、画像が削除されたりする場合もあります。文字だけのメールでも、サイズが大きくなりますが、近年のインターネット環境では、十分耐えられるサイズになっています。これまではあまり使わないようにしていましたが、そうした配慮も不要になりつつあります。