葉書宛名ウィザード用のアドレス帳と、使い方

 ワードには「葉書宛名ウィザード」があり、これを使って宛名印刷をすれば、7桁の郵便場もきれいに印刷できます。このとき、アドレス帳もワードで作ると、編集や管理が面倒になります。エクセルでアドレス帳を作っておけば、入力も楽ですね。このとき、差し込みの設定が面倒にならないよう、項目名を「ワード用」にしておくと、エクセルのデータをワードの宛名印刷に使えます。

 最初にエクセルで住所録を作ります

アドレス帳は、データベース型で作り、項目名を下のようにして下さい。

住所_1は、全角の「住所」の後に、半角で「_1」を付けます。_ は shift+「ろ」のアンダースコアを使います。住所は、2行に分けます。この他に、役職・連名・会社・部署 などの差し込みができますが、省略もできます。
A行のNoは、ワードでは使いませんが、後々の並べ替えなどで使えます。

葉書宛名印刷で不便なのは、住所の中のハイホン(ー)です。−を使うと、縦書きになりません。ーは、「ほ」で出しますが、数字と連続すると自動的に−になってしまいます。数字を確定してから入力し、ーだけで確定します。(MSIME97以降)

*既にエクセルで作ったアドレス帳がある場合は、項目名を上のようにしておくと自動で差し込まれます。住所が3つの部分に分けてある場合は、住所3を「会社名」にしておくと、3行入ります。

アドレス帳が出来てから保存し、ワードを起動します。

 ワードの葉書宛名ウィザードの使い方

ワード97・98・2000ともほぼ同じです。非常に重いウィザードなので、パソコンによっては処理が数分止まるように見えますが、ボタンを何度もクリックしないようにして下さい。

ツールメニューを開き、葉書宛名印刷をクリックします。

葉書宛名ウィザードが起動するので、次へをクリックして進めます。

  

「次へ」ボタンで進めます。

 

ここで↓、住所録を「既存の住所データファイルを差し込む」を選びます。

 これで、いったん完了です。

次に、住所録を選択する画面が出ます。ここで、ファイルの種類を「エクセル」にして、作ってあった住所録を指定します。エクセルファイルを使う場合は、範囲の選択画面が出ます(右)。OKをクリックします。

 

この後、項目を差し込んでいきますが、項目名を指定通りにすれば、郵便番号・氏名・住所_1・住所_2までは自動で設定されます。自動で設定されない場合は、手動で設定して下さい。不要な項目は、フィールドの削除ボタンで削除します。

これで、完成です。古いパソコン(CPUのクロックが300MHz以下のパソコン)で、ここまで時間がかかっても、この先は早いので安心して下さい。(処理ごとに数分止まることがありますが、故障ではありません。)

 

図の三角ボタンでデータを選び、印刷します。

印刷したら、終了しても文書は保存する必要はありません。しかし、保存すると、続きがすぐに実行できます。アドレス帳があれば、いつでもウィザードで呼び出せます。

*基本的にはワード形式の表になっているので、郵便番号欄を壊さないように注意して、表の間隔は移動できます。文字の配置(上詰め・下詰め・中央)や、大きさを変更すれば、見栄えの良いものになります。差出人欄の文字が小さすぎるようなので、変更すると良いでしょう。

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