関数を使う

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★関数の書式

 数式を短くするために、一定の計算に名前を付けて定義したものを関数といいます。エクセルでは、 250の関数が用意され、その他にも自分で定義したものを加えることもできます。
関数も数式ですから、=から書きます。その後に関数名(アルファベットのみ)と、( )が続きます。( )の中には、計算の際に参照する変数(引数・ひきすう)が入ります。 引数を保たない関数もありますが、かっこは中身なしでも付けます。数式バーには半角大文字で入りますが、小文字で入れてもかまいません。

★SUM関数・合計計算

=SUM( : )または、=SUM( , , , , )の書式で使います。
かっこの中には、セルの座標が入ります。 前者は、両端の座標と:(コロン :け)で範囲を指定し、後者は,で区切り個別に座標を入れます。
=SUM(A1:E1,A2:E2)のように、両者を併用することも可能です。またこれは、=SUM(A1:E2)と書いても同じです。 いずれも、A1からE2までの範囲にある、10個のセルの値の合計になります。

★オートサム機能を使う    

ツールバーのΣ(シグマ・上図左)が、SUM関数を自動で書いてくれるボタンです。式を書きセルを選択し、このボタンをクリックすると =SUM()まで自動で書きます。中身は、数字のセルを探し適当に入ることもありますが、マウスをドラッグして合計を出したい範囲を指定します。

図は、C2にA1からB2までの範囲の合計を求める関数を書こうとしたものです。範囲をドラッグすると、点滅の点線枠が引かれ、かっこの中にA1:B2が入ります。この状態で式を決定するには、エンターキィを押します。 カーソルやマウスでクリックすると、座標が変わってしまうので注意して下さい。 点滅カーソルがかっこの中にあっても、かまわずエンターキィを押します。
このボタンを使うと、関数名の入力も座標の入力も、キィボードを使わずにできます。

★関数ウィザード機能を使う (平均を求める)

 

関数ウィザードは、簡単に関数を書いてくれる機能です。ここで、関数を探すこともできます。
図のように、「分類」・「関数名」に分けられ様々な関数を選ぶことができます。左下のヘルプボタンは、選択された関数の書式や使い方のヘルプを見ることができます。

ここでは、よく使う「AVERAGE・平均」関数を使って見ることにします。
関数名は英語なので、スペルを間違えることが多く、この機能は便利です。
AVERAGEを選んで、「次へ」ボタンをクリックします。

図のようなボックスがでますが、タイトルバーをドラッグして、平均を求めたい範囲が見えるようにします。 このボックスに、セルの座標を入れていくのは面倒です。A1からB2を、マウスでドラッグして指定します。これで、関数のかっこの中に、座標が入ります。

ここで、完了をクリックすれば、
=AVERAGE(A1:B2)が入力されます。

関数ウィザードも、式を書く場所を選択してから起動させます。変な場所に関数を書いてしまい、あとでコピーで移動しようとしても、座標が変わってしまいますよ。

AVERAGE関数はすぐれもので、範囲の中に空欄があると、これを除いて平均してくれます。途中段階で、全てのセルにデータがなくとも、その時点での正しい平均が求められます。 

★関数ウィザードを使う注意

 関数ウィザードといっても、魔法のように簡単に関数表記してくれるわけではありません。使ったことのある関数のスペルを忘れてしまったり、どんな関数があるか探したりする道具と 考えて下さい。知らない関数は、ウィザードでも使えません。暇なときに、ヘルプを見て関数の種類・使い方を下調べしておくことが大切です。

★変わった関数

 =TODAY()  今日の日付を出します。引数はありませんが、空欄のかっこは付けておきます。 これをセルに書いておくと、そこには常に今日の日付が現れます。同じようなものに、=NOW()というものもあります。こちらは、日付と時刻が表示されます。 これらの値は、ファイルを開いたり保存したりするとき更新されます。

 =RANK(数値,範囲,順序)  数値の、範囲の中での順位を求めます。順序は、0か1で大きい順・小さい順を指定します。 成績表や、順位表には欠かせない関数です。コピー張りつけするためには、範囲は$で固定しておきます。

★使えると便利な関数  IF関数

 =IF(条件,真,偽)  の形式で書き、条件が成立した場合とそうでない場合の2通りの計算を指定するものです。 わり算をさせるとき、分母が未定(空欄)のうちは#DEV/0!が出てしまい、印刷すると見苦しい、というときなど、IF関数で処理します。
例:C1にA1/B1の値を表示させるが、B1が空欄の時は何も計算しないで、空欄のままにしておきたい。

  C1を、=IF(B1<>0,A1/B1,””) とします。
B1<>0 は条件式で、「B1が0でない」という式です。最後の、””は、ダブルクォーテーション(シフト+2)を2つ続け、空欄を意味しています。 B1が0でなければ、A1/B1を計算し、そうでなければ空欄を表示する、という意味です。


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